一、基础知识

1.1 什么是邮件？

邮件即基于电子邮件的通讯技术，是一种在网络中起到沟通的超文本通信工具，可以将文字、图片、声音、视频、文件等文件发送至任何地点。

1.2 邮件常用协议

目前邮件通信使用的三种协议是：SMTP(简单邮件传输协议)、POP（邮层协议）和IMAP（交互式邮件访问协议）。

1.3 邮件服务器

邮件服务器是用来收发本邮件、存储邮件信息和转发邮件等功能的计算机，一般也叫邮件系统或者邮件平台。

1.4 邮件地址

邮件地址是指接收或发送邮件的地址，一般由用户名和邮件服务器名组成，格式如用户名@邮件服务器域名。

1.5 邮件客户端

邮件客户端是一款可以安装在本地电脑上的邮件软件，可以通过该软件管理邮箱信息，让用户可以实时地发送、接收、创建、读取、和回复电子邮件，例如Outlook、 Foxmail等。

二、发邮件操作过程

2.1 打开邮件客户端

首先用户需要打开邮件客户端，通过邮件客户端才可以发送邮件。

2.2 打开新邮件窗口

进入邮件客户端后，需要选择“新建邮件”，在新邮件窗口中，用户可以添加收件人、输入主题、填写正文和添加附件等内容。

2.3 添加收件人

在新邮件窗口中，点击“收件人”，可以输入邮件接收者的姓名或者邮件地址，也可以从联系人列表中选择收件人进行添加。

2.4 添加主题

在主题输入框中需要输入明确表达内容的主题，主题代表了邮件的重点和重要性，以及收件人对邮件的处理方式，一般建议主题设置简短明了，能够概括邮件的重点。

2.5 输入邮件正文

接着在正文输入框中输入邮件正文， 正文是邮件中内容的主要表达，正文设置健全要贴近话题，实现想表达的意思，使内容表达的更加清晰、传递的内容更加简明扼要。

2.6 添加附件

最后，也可以在邮件中添加附件，如文件、照片等，使邮件更加丰富完善，便于收件人更加清晰地理解邮件内容。

2.7 发送邮件

最后，点击“发送”按钮发送邮件给收件人，至此，完成发送邮件的全部操作，邮件便传送到收件人的邮箱中，等待收件人查看。

1. 用尽量文明的语言书写邮件：邮件是一种形式的沟通，平常与他人沟通时应该以待人接物的态度来书写，凡事不要使用恶劣语言，以免给收信人带来不愉快的体验。

2. 审慎选择邮件主题：在编辑邮件时，应该先分析是否还需要发送邮件，分析问题的本质是标准化发送邮件的重要技巧。然后按照邮件的主题文案，能略微提高收信者收到邮件时的体验。

3. 书写邮件内容：邮件内容一定要写得清晰明了，结构要清晰可见，对于要阐述的观点，最好先使用标题或者序号加以列举，再进行文字叙述；同时，做到充分表达信息，不要做引诱性多造。

4. 注意文体及书写规范：收信者应该不费力就能够精准而高效的收取邮件的大意，而且首先字体的话，最好不要使用太过生硬的等宽字体，它们会使得阅读者的眼睛和头脑都更加累足；另外，要保证字体的一致性，尽量保持句子的简洁，可以尽可能用短句组织文档，要想相反，允许使用分号插入句子内容，更有利于理解。

5. 注意发件人：邮件的发件人是收件者可以判断邮件来自谁以及怎么着沟通的最重要的依据，所以，需要把发件人设置成正确的邮箱，同时填写正确的姓名，有助于让收信者使用方便，从而提高邮件对接率。

6. 使用正确的收件人格式：在编辑收件人时，应先考虑是否适宜发送邮件，然后可以根据收件人的情况使用To/Cc/Bcc三种不同的方式发送，比如说To用于给一个人发邮件时，而Cc及Bcc则更适合多个收件人时使用，同时，可以使用密送邮件，来完美实现邮件给多人发送并保护各个收件者的隐私。

7. 书写邮件签名：在邮件的最后可以附上签名，有助于给收件人提供发件人的邮箱或者电话信息，方便他们联系到你，同时，如果有组织的发件人，可以书写组织的徽章及其它的必要信息，给收件人更好的体验。

8. 合理使用附件：邮件附件可以提供给收件人一定的参考，比如说图片、文档等，但是要注意，非必要文件不可以发送，必要文件也可以控制文件大小，不要发送过大的文件；另外，在编辑正文时，也可以尝试用链接来附上文件，可以减少使用附件带来的压力。

9. 注意发送时间：在发送邮件时，最好把具体发送时间合理的安排好，避免收件人收到邮件的时候太过晚了，也避免发送的时候收件人未在线故障时间过长，全面提升收件者的体验；在实际运用中，可以根据不同收件者的情况设定发送的时间策略，以满足他们的不同需求。